Bezpieczeństwo danych, czyli archiwizacja i przechowywanie danych elektronicznych poza firmą

Czy przechowywanie danych zapisanych w formacie cyfrowym jest bezpieczniejsze niż przechowywanie dokumentów w formie papierowej? Tutaj oczywiście sprawa nie jest taka prosta. Wiele osób na tak postawione pytanie może odpowiedzieć, podając przykład różnorodnych włamań hackerskich. Warto jednak zdawać sobie sprawę, że archiwa elektroniczne nie są przechowywane tak, jak bieżąca, zdigitalizowana dokumentacja, którą na co dzień wykorzystuje przedsiębiorstwo.

Bezpieczeństwo dokumentów papierowych i zdigitalizowanych akt

Czy przechowywanie danych zapisanych w formacie cyfrowym jest bezpieczniejsze niż przechowywanie dokumentów w formie papierowej? Tutaj oczywiście sprawa nie jest taka prosta. Wiele osób na tak postawione pytanie może odpowiedzieć, podając przykład różnorodnych włamań hackerskich. Warto jednak zdawać sobie sprawę, że archiwa elektroniczne nie są przechowywane tak, jak bieżąca, zdigitalizowana dokumentacja, którą na co dzień wykorzystuje przedsiębiorstwo. W przeciwieństwie do takich treści, dokumenty archiwalne znajdują się na bezpiecznych nośnikach, a nie na urządzeniach połączonych z internetem.

Kolejna kwestia dotycząca bezpieczeństwa dokumentacji w postaci cyfrowej dotyczy tego, ile miejsca zajmuje takie archiwum. W przypadku dokumentów w formie papierowej należy liczyć się z tym, że regały wypełnione teczkami i segregatorami zajmują dużo przestrzeni. Czasem przeznacza się pod takie szafy całe pomieszczenie. Jak łatwo się domyślić, im większa przestrzeń, tym większe koszty. Wiążą się one nie tylko z najmem dodatkowego lokalu, ale też z zabezpieczeniami. Nośniki z danymi elektronicznymi zajmują mniej miejsca, toteż łatwiej zapewnić im ochronę. 

Poruszyć trzeba tutaj jeszcze jedną sprawę. Papier to tworzywo, które łatwo ulega zniszczeniu. Czasem, po kilku latach, dokument na skutek upływu czasu zaczyna płowieć. Łatwiej jest również tego typu akta zagubić. Na tej podstawie można więc stwierdzić, że zdigitalizowane archiwa są pod wieloma względami bezpieczniejsze niż dokumentacja papierowa. Te wszystkie powody sprawiają, że przedsiębiorstwa coraz chętniej decydują się na tworzenie archiwów elektronicznych.

Czy sama digitalizacja dokumentów wystarczy? Kilka słów o archiwizacji danych elektronicznych

Aby móc sprawnie posługiwać się zebraną dokumentacją, najpierw należy ją właściwie uporządkować. Skanowanie akt to żmudna praca, która może przynieść efekty tylko, jeśli powstałe w ten sposób pliki zostaną właściwie zarchiwizowane. Dopiero takie archiwum jest w stanie zapewnić przedsiębiorstwu scentralizowany dostęp do wszystkich informacji.

Podczas samodzielnego przeprowadzania tego procesu można napotkać na wiele barier. Problemy mogą dotyczyć infrastruktury. Brak właściwych urządzeń znacznie spowolni pracę, a w wielu przypadkach całkowicie uniemożliwi jej wykonanie. Profesjonalne firmy, zajmujące się archiwizacja danych elektronicznych doskonale wiedza, które nośniki danych są najbezpieczniejsze, oraz mają kompetencje i doświadczenie niezbędne do uporządkowania tych informacji. Aby zadbać o pełne bezpieczeństwo tak zgromadzonych danych, należy zatroszczyć się jeszcze o ich przechowywanie.

Archiwizacja danych elektronicznych – bezpieczne przechowywanie nośników poza firmą

Aby zaplanować optymalny system ochrony, konieczne jest wzięcie pod uwagę wszystkich negatywnych scenariuszy, które mają szansę się zrealizować, i które zagrażają bezpieczeństwu nośników. Czasem takie zagrożenie wynika z nieodpowiedniej temperatury i wilgotności. Może to doprowadzić do sytuacji, w której nośnik przestaje właściwie działać, tzn. odczyt danych będzie utrudniony. Warto wziąć pod uwagę również takie zagrożenia, jak powódź czy kradzież.

Profesjonaliści, proponujący usługę archiwizacji danych elektronicznych najczęściej dysponują certyfikowanymi systemami bezpieczeństwa oraz pomieszczeniami, w których panują warunki optymalne dla nośników. W takich obiektach przewidziano szereg barier fizycznych i logicznych, uniemożliwiających kradzież danych. Przedsiębiorstwem, które działa w ten sposób jest np. Rhenus Data Office Polska.

Rzetelni usługodawcy świetnie rozpoznają specyfikę każdego nośnika i na tej podstawie dobierają właściwe środowisko do jego przechowywania. To znaczna oszczędność dla przedsiębiorstwa, ponieważ nie musi ono inwestować w drogie systemy ochrony. Zamiast tego może zaufać firmie, dysponującej nowoczesnymi technologiami i wyspecjalizowanymi archiwistami, którzy działają zgodnie z wyśrubowanymi standardami bezpieczeństwa.

Dodaj komentarz