Przedsiębiorcy nierzadko zastanawiają się nad tym, w jaki sposób przeprowadzić archiwizację dokumentów, aby zachowane zostały najwyższe standardy bezpieczeństwa. Wielu z nich decyduje się w tym celu zatrudnić zewnętrznych usługodawców, dysponujących nowoczesną infrastrukturą i doświadczeniem.
Przedsiębiorcy nierzadko zastanawiają się nad tym, w jaki sposób przeprowadzić archiwizację dokumentów, aby zachowane zostały najwyższe standardy bezpieczeństwa. Wielu z nich decyduje się w tym celu zatrudnić zewnętrznych usługodawców, dysponujących nowoczesną infrastrukturą i doświadczeniem.
Przestrzeganie zasad bezpieczeństwa podczas archiwizacji dokumentów – co nam grozi, jeśli to zaniedbamy?
Osoby, pracujące w organach administracji publicznej na którymś etapie wykonywania obowiązków służbowych musiały spotkać się z analizą ryzyka dotyczącego ewentualnego wycieku danych. Taka procedura ma celu wykrycie swoistych najsłabszych ogniw procesów, czyli miejsc, w których istnieje największe ryzyko ewentualnej dezintegracji dokumentacji oraz ujawnienia danych osobom nieupoważnionym. Dzięki RODO oraz w dużej mierze dzięki poruszaniu kwestii bezpieczeństwa w debacie publicznej, takie analizy ryzyka przeprowadza się teraz w każdej firmie.
Zgodnie z RODO, administrator danych, czyli przedsiębiorstwo, musi tak zaplanować swoje procesy, żeby w żaden sposób nie narażać danych swoich klientów na ujawnienie. Aby takie kroki przedsięwziąć, konieczne jest rozpoznanie, w których momentach istnieje największe ryzyko zaistnienia takiej niewskazanej sytuacji. RODO nie określa dokładnie, jakie działania ma podjąć przedsiębiorca. Jeśli jednak zaniedba on sprawę i dane osobowe wykorzysta z tego powodu ktoś do tego nieupoważniony, przedsiębiorca zostanie obarczony karą. Sprawa jest poważna, bowiem górne progi takich kar za nieprzestrzeganie przepisów o ochronie danych osobowych sięgają nawet 20 milionów euro lub 4% rocznego obrotu przedsiębiorstwa.
Każde przedsiębiorstwo powinno określić konkretne zachowania, które wzmacniają ochronę danych osobowych. Niektóre firmy inwestują więc w szafki zamykane na klucz, inne w wytrzymałe szafy ognioodporne, zabezpieczane kodem. Część przedsiębiorstw chroni swoje archiwa jeszcze bardziej, instalując w obiekcie rozwinięte systemy ochrony przeciwpożarowej, antywłamaniowej i przeciwpowodziowej. Indywidualne decyzje są wynikiem analizy ryzyka, biorącej pod uwagę konkretne uwarunkowania przedsiębiorstwa. Należy zdawać sobie sprawę, że zasady bezpieczeństwa należy stosować nie tylko wobec już stworzonych archiwów. Powinno się ich przestrzegać również podczas przeprowadzania samej operacji archiwizowania dokumentów.
Na czym polega bezpieczna archiwizacja dokumentów?
Wielu pracowników biur słyszało o zasadzie czystego biurka. Polega ona na tym, żeby podczas pracy nie gromadzić na swoim stanowisku dokumentacji z danymi osobowymi bez nadzoru. Tę zasadę można również rozszerzyć i podciągnąć pod nią niepozostawianie dokumentacji na tzw „widoku”, jeśli w pomieszczeniu znajduje się ktoś nieupoważniony. Taka osoba potencjalnie mogłaby zapoznać się z tymi informacjami, a później, na własne potrzeby i według własnego uznania je przetworzyć. Jak łatwo się domyślić podczas archiwizacji dokumentów w pełni bezpieczne stanowisko pracy jest szczególnie ważne.
Aby stworzyć profesjonalne archiwum, należy zebrać w jedno miejsce dokumentację, a następnie zapoznać się poszczególnymi aktami i je opisać. Dotyczy to zarówno dokumentów kadrowych, księgowych i akt innego rodzaju. Precyzyjne poznanie takich zasobów firmy jest niezbędne, żeby można było prawidłowo sklasyfikować dokumentację. Tak posortowane akta najczęściej umieszcza się w różnego rodzaju teczkach i segregatorach. Ogromną rolę odgrywają tutaj oznaczenia (litery, cyfry czy nawet kolorystyka). Cały proces może być bardzo czasochłonny. Przedsiębiorstwo powinno zapewnić archiwiście stanowisko pracy odpowiednio odseparowane od reszty firmy; dzięki temu wykluczone zostaje ryzyko, że w pomieszczeniu znajdą się np. klienci.
Jak podejść do tej czynności w pełni profesjonalnie?
Stworzenie dobrego archiwum wymaga nie tylko cierpliwości, precyzji i skupienia. Konieczna jest również wiedza na temat powszechnie stosowanych sposobów archiwizacji oraz symboli. Odpowiednie oznaczenia dokumentacji pozwalają od razu stwierdzić, przez jaki czas dane akta należy jeszcze przechowywać. To ważna informacja, bo przedsiębiorca ma obowiązek zutylizować pewien rodzaj akt po upływie ich terminu przydatności, w przeciwnym razie może spotkać go kara finansowa. Oznaczenia mogą poinformować również, po jakim czasie należy przeanalizować akta i orzec, czy należy przechowywać je dalej, czy może lepiej będzie poddać je utylizacji.
EkoAkta i inne firmy, profesjonalnie zajmujące się archiwizacją dokumentów dysponują kadrą, która doskonale orientuje się w popularnych standardach porządkowania i sortowania akt. Kompetencje są tu bardzo istotne. Dzięki nim produkt finalny – gotowe archiwum – może być w pełni funkcjonalne i używane przez pracowników różnego szczebla. Właściwie skonstruowane archiwum wyznaczy standardy działania firmy na wiele lat. Uprości podejmowanie decyzji, zarządzanie dokumentacją, a nawet przyspieszy procesy zachodzące w przedsiębiorstwie (szybsze wyszukiwanie interesującego nas dokumentu).